Хронометраж бизнесмена

Собственник не большого производства задался целью получить свободное время и повысить свой доход. Этот бизнесмен является собственником и директором небольшого предприятия по производству мебели.

В организации у него работают:

директор
секретарь
5 работников на производстве
отдельно нанимается транспортная компания для доставки мебели клиенту
два менеджера в 2х точках продаж в разных частях города

Для бизнеса сезон и заказы идут равномерно, примерно одинаково нагружая производство. Но, есть проблема, без контроля директором работники начинают "косячить" и повышается процент брака на производстве и снижается качество, поэтому директору приходится метаться между головным офисом и производством. Мысленно директор понимает что это плохо, и также ему хочется контролировать эффективность пунктов продаж, но практически ему это не удается в силу своей загруженности. Но денег на помощника жалко.

Цели:

Нормализовать рабочий день
Повысить доход
Научиться находить свободное время

Типовые действия совершаемые руководителем на протяжении рабочего дня, в скобках указана важность для нормального ведения бизнеса

Производство

Помощь фрезеровщикам
Помощь сборщикам
Помощь резчикам
Помощь в настройке станков
Замене расходников

Офис

Помощь в составлении договоров
Общение с поставщиками
Общение с клиентами
Общение с доставщиками
Расчет бухгалтерии
Планирование роста
Планирование рекламных компаний

Выезды

Выезд в "офис продаж 1"
Выезд в "офис продаж 2"
Выезд к клиенту
Выезд к поставщикам
Выезд к рекламщикам

Отдых

Ланч
Перекур
Кофе
Просмотр фильмов
Игры компьютерные

Типы

Действия

Теперь давайте посмотрим на его хронометраж и что происходило в процессе его ведения.

Первый день ведения хронометража

Список дел, собственно сам хронометраж

Что происходило по порядку:

Рабочий день директора

Пришел на работу, позвонили клиенты, разговаривал с ними.
Далее секретарю подсказывал как договора составить и документы оформлять
Потом звонили поставщики и пытались перенести поставку
Потом подъехал клиент и общались с ним
Потом снова позвонили поставщики и опять предлагали перенести поставку
После пришли с производства, проблемы с настройкой станков, ушел к ним
Далее находился с 9:20 до часу на производстве помогая и контролируя всех
С производства прошел в офис и решил пару вопросов с клиентом и с секретарем
Обед
Подъехал клиент, общался с ним
Позвонили из рекламного агентства, предлагали рекламу, обсуждали с ними
Звонили доставщики (те кто развозят готовую мебель), пытались перенести доставку из-за того что-то нет возможности вести сегодня... Сегодня доставка отменяется... Свинство, надо обзванивать клиентов и извиняться... Заставил секретаря
Далее прибежали с производства, надо помочь фрезеровщикам
Далее приехал клиент и выдернул с производства
Далее после того как клиент уехал пошел на производство помогать и контролировать
Прибежал секретарь, не знает как оформить договора... пошел помогать ей
Далее пошел на производство, помог сборщикам, поменял расходники на станках, поднастроил
Приехал клиент, пошел общаться в офис
Далее снова на производство пошел
Позвонили поставщики, перенесли поставку части материалов
Далее помогал на производстве, смотрел чтоб все нормально было
Закончился день подумал что что-то не так шло, надо как-то упрощать жизнь... устал... поехал домой

Что в итоге получилось в течении дня

Графическое представление действий студента в течении дня

Если смотреть по графикам

Если смотреть по типам действий то графики были еще более интересными

В течении недели графики примерно одинаковые были. Некоторые отклонения были связаны с поставкой материалов и отгрузкой товара, но распределение времени оставалось прежним, 2/3 всего времени отнимало производство, где он работал практически на ровне с рабочими.
Бизнесмен начал размышлять о том какие именно для него дела наиболее приоритетные. И что надо сделать, и чего он не успевает, и к чему надо стремиться.

Чего нужно для успешного течения дел?

Несколько организаций-поставщиков материала, чтобы не было перебоев в работе производства (перебои поставок, наносят урон производству и не позволяют нормально работать)
Несколько организаций-доставщиков мебели, чтоб в случае перебоев в какой-либо из них не страдал клиент и мебель не стояла на производстве и складе
Больше работать с крупными клиентами
Контролировать продавцов сидящих в офисах в дали от производства
Планировать рекламные компании и пробовать разные виды рекламы для привлечения новых клиентов

Собственно очевидно что работы и так более чем достаточно. И если тратить время на производство то рано или поздно сложится не благоприятная ситуация для организации.

Вывод: Нужен хотя бы один высоко квалифицированный работник на производство который сможет контролировать процесс и помогать работникам. Назовем его Мастером.

Наняв мастера бизнесмен практически полностью исключил из своего распорядка дня производственные рутинные проблемы. Одно это позволило выкроить время на развитие и стабилизацию производства.

Получив больше свободного времени он смог договориться с новыми поставщиками и в случае срыва поставок одних у него появилось несколько запасных вариантов, которые страховали поставки. При этом он смог найти более выгодного основного поставщика, то есть сэкономил деньги потребляемые производством.

Не останавливаясь на достигнутом, руководитель, смог найти несколько транспортных организаций занимающихся доставкой также по более выгодной цене. В результате, опять, экономия средств и положительный эффект для производства. Теперь доставка клиенту будет гарантирована.

Выгадав средства у бизнесмена появилась возможность либо получить больше прибыли, либо снизить цену и сделать свой продукт более привлекательным для покупателя. Появилось время оценить, что для него более выгодно, этим он и сможет заняться. Кроме этого появилось время на контроль офисов продаж, что положительно скажется на продажах. Так же больше времени на обдумывание и проработку рекламных компаний, поиск мест где можно разместить рекламу.

Хронометраж после обдумывания своего распорядка дня

Продолжительность по действиям

Графики действий

Продолжительность действий по типам

Графики по типам действий

Коротко подведем итог. Производство получило поставщиков более надежных с более выгодными условиями, более выгодных и надежных доставщиков. Увеличились продажи за счет контроля руководителем. Появилась перспектива роста.

Пример приведен из реальной жизни, но слегка упрощен. На оценку ситуации у студента ушло примерно 2 недели, на перестройку и подстройку под новое расписание ушла неделя, видимый рост начался через 2 недели.

Очень важно! Важно чтоб Вы понимали, что важен рост не суточного графика, а интервального! Вы можете в какой-то отдельный день (дни) не смочь делать то что нужно, но, например в течении недели компенсировать простой.